Added on 19 April 2023
Der Umbruch von Enterprise Software zu SaaS-Lösungen erfordert eine flexible Integration verschiedener Systeme, um effiziente Prozesse zu realisieren. Integrationsplattformen bieten hierfür die Lösung, doch wer verantwortet die Einführung, wer ist der Admin bzw. Power-User und wer konfiguriert die Automatisierungen? Eine dedizierte Organisationsstruktur, inklusive Rollen- und Rechtemanagement, ist entscheidend für die effiziente Realisierung bei maximaler Flexibilität und minimaler Abhängigkeit von den einzelnen Systemen.
Der Wandel zu SaaS-Lösungen weg von Enterprise Software und mehr Spezialistenlösungen hat die Systemlandschaft von Unternehmen deutlich heterogener gemacht. So nutze ich heute das passendste System für jede Line-of-Business. Für eine effiziente Umsetzung von Geschäftsprozessen ist die Integration dieser Systeme jedoch unerlässlich. Integrationsplattformen bieten hier eine Lösung, um eine Flexibilität und Unabhängigkeit von einzelnen Systemen zu unterstützen und Systeme bedarfsgerecht einzusetzen sowie flexibel erweitern zu können.
Diese Verantwortung zur Gestaltung der Systemlandschaft und zur Definition des Bedarfs einer IPaaS liegt in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße bei unterschiedlichen strategischen Rollen. Bei größeren Unternehmen beim CTO bzw. Head of IT und bei kleineren bei der Geschäftsführung. Hierbei sind die Gesamtunternehmensstrategie sowie Entwicklungsabsichten zwangsweise zu beachten. Ist die Entscheidung zum Einsatz einer Integrationsplattform einmal getroffen, kommen unmittelbar die folgenden Fragen auf:
- wer verantwortet die Einführung?
- - wer ist Admin bzw. Power-User
- - wer konfiguriert die Automatisierungen, wenn die Integrationsbedarfe sowohl in den Fachbereichen als auch übergreifend vorliegen und gleichzeitig übergreifende Prozesskenntnisse vorliegen müssen?
Zur Beantwortung der Fragen bedarf es zunächst der Schaffung einer Rolle für die übergreifende und strategische Prozessverantwortung. Diese Rolle kann bei kleinen Unternehmen häufig beim IT-Verantwortlichen oder sogar bei der Geschäftsführung liegen, da sie am ehesten das „Gesamtbild“ kennen. Bei größeren Unternehmen gibt es hierfür in der Regel dedizierte Stabspositionen wie den Business Process Manager, Transformation Manager oder das Business Development, welches als Leitziel die gesamtunternehmerische Effizienzsteigerung hat.
Im Schulterschluss mit der IT werden somit die Voraussetzungen geschaffen, dass alle Systeme zugänglich sind und übergreifende Prozesse dargestellt werden. Die Rolle des Business Process Managers nimmt auch die Position als Admin bzw. Power-User für die abteilungsübergreifenden Prozesse ein. Die abteilungsspezifischen Prozesse werden hingegen in den Abteilungen selber aufgesetzt und integriert, wobei entweder eine Abteilungsleitung oder eine dediziert ausgewählte Person die Verantwortung trägt und die Automatisierungen umsetzt.
Durch die Berücksichtigung der IT-Landschaft sowie Integration der Systeme in der Organisationsstruktur kann eine effiziente Umsetzung inklusive Best-of-Breed Auswahl an Enterprise Software gewährleistet werden. Die unterschiedlichen Rollen müssen durch Verantwortungshierarchien und Freigabeprozesse im System vorhanden sein, um neben der initialen Einrichtung einer Integration auch die Governance optimal und nachhaltig aufsetzen zu können.
Nur bei einer adäquaten wechselseitigen Berücksichtigung der Prozesse durch Aufbau- und Ablauforganisation können State-of-the-Art Systemlandschaften mit maximaler Flexibilität und minimaler Abhängigkeit von den einzelnen Systemen für Unternehmen gewährleistet werden. Eine klare Rollenverteilung und eine adäquate Governance-Struktur sind somit essenziell, um die Vorteile der Integration von Enterprise Software-Lösungen über Integrationsplattformen optimal zu nutzen.