Warum RPA in Ihrem Unternehmen keine gute Idee sind

Die Nachteile von RPA

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine Technologie zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die von Menschen auf einem Computer ausgeführt werden. UiPath, Blue Prism und Automation Anywhere sind einige der bekannteren RPA-Anbieter. Die RPA-Skripte, die gemeinhin als "Bots" bezeichnet werden, holen sich Informationen aus der Benutzeroberfläche einer Anwendung und füllen Daten aus, um einfache Geschäftsprozesse zu automatisieren und die manuelle Arbeit zu reduzieren. Da die "Bots" nichts weiter als Skripte sind, verfügen sie über keine intelligenten Funktionen und müssen auf bestimmte Benutzeroberflächen geschult werden, um zu funktionieren. Sie können nicht dynamisch auf Änderungen in der Benutzeroberfläche oder den dort dargestellten Daten reagieren. 

Leider bedeutet dies, dass der Bot, sobald eine Anwendung aktualisiert oder durch eine andere ersetzt wird, nicht mehr richtig funktioniert und entsprechend der neuen Version der Benutzeroberfläche neu trainiert werden muss. Das mag bei einigen wenigen Prozessen handhabbar sein, lässt sich aber sicher nicht auf Unternehmensebene skalieren. Derek Miers, Senior Director Analyst bei Gartner und verantwortlich für den Gartner Magic Quadrant für RPA, nannte auf dem Gartner-Symposium 2019 ein inzwischen berühmt-berüchtigtes Beispiel:

"Es gibt eine Bank in Südostasien, die 2.000 RPA-Bots auf den Desktops ihrer Mitarbeiter einsetzt. Sie wünschten, sie könnten die Uhr zurückdrehen und hätten das nie getan. Denn sie wissen nicht, welcher Teil der Bank am Montagmorgen nicht mehr funktionieren wird, wenn sie eine Anwendung ändern."

Einer der Vorteile von RPA-Systemen ist, dass sie leichtgewichtig und einfach zu implementieren sind. Oft können Geschäftsanwender mehrere ihrer Prozesse ohne Unterstützung durch die IT oder andere Abteilungen automatisieren. Ironischerweise liegt hier auch das Risiko beim Einsatz von RPA: Sobald Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, kann es schnell passieren, dass Sie Hunderte von automatisierten Prozessen haben, die Sie kaum noch überblicken können. Nun stehen Sie vor dem Problem, dass jede Änderung an einer Ihrer Anwendungen möglicherweise einen oder mehrere automatisierte Prozesse unterbrechen kann, mit unbekannten Folgen für das Unternehmen, die internen Mitarbeiter oder, noch schlimmer, für die Kunden. Wie die Bank in Miers Beispiel ist dies keine Situation, in der sich ein IT-Leiter oder CIO gerne wiederfinden würde. 

Ein weiterer Aspekt des einfach zu implementierenden Ansatzes ist, dass die Endbenutzer in den Unternehmen möglicherweise automatisierte Prozesse erstellen, ohne die entsprechenden Sicherheits- oder Compliance-Prozesse zu beachten. Diese Benutzer sind sich möglicherweise nicht einmal bewusst, dass solche Prozesse oder Richtlinien existieren. Eine unsachgemäße Verwendung oder Bereitstellung kann zu Datenlecks, unbefugtem Zugriff und anderen Problemen führen, die besser von Ihrer IT- und/oder Sicherheitsabteilung behandelt werden, bevor sie in der Presse landen.

• Wie steht es mit der KI?

Einige RPA-Anbieter führen KI oder so genannte "kognitive Fähigkeiten" in ihre Software ein. Diese Angebote werden üblicherweise als Cognitive Robotic Processing Automation (CRPA), kognitive RPA, bezeichnet und bieten zusätzliche Funktionen für die Automatisierung von wahrnehmungs- oder beurteilungsbasierten Aufgaben. Doch obwohl die Möglichkeiten zur Nutzung kognitiver Technologien wie Spracherkennung, Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen Unternehmen bei der Automatisierung einer größeren Bandbreite von Aufgaben helfen können, lösen sie nicht die grundlegenden Probleme der RPA. Am Ende hat man einfach eine intelligentere Technologie, die genauso brüchig ist wie zuvor.

Was kann man anstelle von RPA tun?

Gartner wies darauf hin, dass sich RPA auf dem "Höhepunkt der überzogenen Erwartungen" befinde und bereits in ihrem 2019 veröffentlichten Hype-Zyklus veraltet sein werde. Darüber hinaus schlugen sie vor, dass RPA ein Notpflaster für Probleme ist, die besser mit APIs, Workload-Automatisierung und modernen Aufgabenplanungsplattformen gelöst werden können. 

Obwohl einige RPA-Angebote die Verwendung von APIs zusätzlich zur Benutzeroberflächen-basierten Automatisierung unterstützen, nutzen nur wenige Unternehmen mit RPA-Implementierungen dies in der Praxis. Im Bericht "Automate or Die - Learn from The Official State of Automation" von EMA, in dem über 1.000 Geschäfts- und IT-Fachleute in mittleren und großen Unternehmen befragt wurden, wurde festgestellt, dass nur zwanzig Prozent der Unternehmen, die RPA einsetzen, dazu übergehen, mehr APIs zu verwenden. Eine plausible Erklärung dafür ist, dass Fachanwender nicht in der Lage sind, Prozesse mit Hilfe von APIs zu automatisieren, und gleichzeitig eine IT-Abteilung keinen Grund für den Einsatz von RPA zur Implementierung einer API-Integration sieht. Selbst wenn RPA mit APIs eingesetzt wird, kann es sein, dass es mehr Mühe macht als es wert ist. Laut einer Studie von E&Y scheitern zwischen 30% und 50% der RPA-Projekte. Nach fast zehn Jahren Erfolgsgeschichte gibt es unter den Zehntausenden von Unternehmensrobotern nur wenige Vorzeigeprojekte, die wirklich erfolgreich sind. 

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn Ihr System über eine API verfügt, sollten Sie sie nutzen. Wenn Sie nicht zufällig ein altes System haben, das Sie nicht loswerden können und das keine API, aber eine stabile Benutzeroberfläche ohne Änderungen hat, sollten Sie nicht einmal darüber nachdenken, RPA einzusetzen.