Prozessautomatisierung - der intelligente Weg zu mehr Effizienz

Prozessautomatisierung ist die technologiegestützte Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse und ist Teil der digitalen Transformation in Unternehmen. Sie wird verwendet, um durch den Entfall von manueller Arbeit Kosten und Zeit zu sparen, um die Servicequalität zu verbessern oder um die Durchlaufzeit in einem Unternehmen zu verringern. Finden Sie in diesem Beitrag heraus, wie Prozessautomatisierung funktioniert und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen hat.

Was ist Prozessautomatisierung?

Die Definition des Begriffs lautet: gezielte Überführung digitaler und manuell ausgeführter Prozesse und Services in automatisierte Prozesse. Das heißt im Großen und Ganzen geht es bei der Prozessautomatisierung darum, Aufgaben die Mitarbeiter:innen händisch im System ausführen und welche in der Regel repetitiv und einfach sind, automatisch ausführen zu lassen.

Das Ziel von Prozessautomatisierung ist es, durch die Automatisierung von Prozessen, verschiedene Vorteile zu generieren. Der größte Vorteil liegt dennoch eindeutig in der Einsparung von Kosten und Aufwand für die einzelnen Prozesse.

Bei der Prozessautomatisierung geht es aber ausschließlich um die Automatisierung von Prozessen, eine Optimierung der einzelnen Prozesse liegt nicht im Aufgabenbereich dieser.

Die Grundlage für die Notwendigkeit einer Prozessautomatisierung basiert auf einer Nutzwertanalyse. Dabei wird überprüft, für welche Prozesse es in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, eine Automatisierung einzusetzen, in Hinblick auf einen Kosten-Nutzen-Vergleich.

Grundlegend ist eine Prozessautomatisierung bei allen einfachen, sich permanent wiederholenden Arbeitsschritten sinnvoll, aber auch komplexere Prozesse lassen sich automatisieren.

Wie funktioniert Prozessautomatisierung?

Bei der Prozessautomatisierung wird zunächst mittels Nutzwertanalyse überprüft, für welche Unternehmensprozesse eine Automatisierung sinnvoll ist.

Wurde herausgefunden, für welche Prozesse eine Automatisierung durchgeführt werden soll, werden diese Prozesse in einzelne Zwischenschritte aufgeteilt. Die Zwischenschritte sind dann die Aufgaben, die ursprünglich manuell von Ihren Mitarbeiter:innen in den verschiedenen Systemen entlang des Prozesses getätigt werden. Aus den Zwischenschritten ergibt sich dann ein sogenannter Workflow, welcher alle Arbeitsschritte eines Prozesses abbildet. Dieser Workflow wird dann mithilfe der Automatisierungssoftware übernommen und automatisch ohne zusätzliche menschliche Kapazität durchgeführt.

Warum sollte Prozessautomatisierung eingesetzt werden?

Zunächst kann grundlegend festgehalten werden, dass Prozessautomatisierung unabhängig von der Größe und der Branche Ihres Unternehmens sinnvoll ist. Jeder digitale Prozess, der permanent wiederholt werden muss, eignet sich zur Automatisierung. Sinnvoll ist eine Prozessautomatisierung daher auch in einem KMU, denn dort können die Mitarbeiter, die eventuell verschiedene Aufgabenbereiche haben, deutlich entlastet werden.

Prozessautomatisierung bringt für Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile mit:

• Mit Hilfe von Prozessautomatisierung können Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen deutlich steigern, dies liegt vor allem daran, dass Ihre Mitarbeiter:innen wieder mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben haben.
• Manuelle Aufgaben und damit aufkommende Fehler werden vermieden, denn dem System unterlaufen keine Flüchtigkeitsfehler, wie es z.B. dem Menschen passieren kann
•  
• Die Produktivität innerhalb des Unternehmens wird erhöht, denn die Mitarbeiter:innen verschwenden ihre Zeit nicht mehr mit sinnlosen Aufgaben und sind dadurch für andere Aufgaben motivierter
• Die Kommunikation und die Zusammenarbeit unter Ihren Mitarbeiter:innen wird gesteigert, da diese aufgrund der veränderten Aufgaben zufriedener bzw. weniger genervt sind
• Die Prozessautomatisierung hilft Ihnen auch dabei, Ihre Abläufe effektiver zu skalieren, so sind Sie und Ihr Unternehmen flexibler für die Zukunft gewappnet
•  

Wie wird Prozessautomatisierung im Unternehmen integriert?

Es gibt verschiedene Varianten, um Prozessautomatisierung in einem Unternehmen zu integrieren. Zu den gängigen Arten zählen SaaS- oder iPaaS-Lösungen. Sowohl SaaS- als auch iPaaS-Lösungen werden von vielen Automatisierungsanbietern verwendet. Allgemein gesagt, wird eine Automatisierung also als eigenständiges Tool in einem Unternehmen integriert, damit eine Veränderung, Überwachung und Analyse dieser gewährleistet werden kann.

Arten von Prozessautomatisierung

Es gibt viele verschiedene Arten von Prozessautomatisierung. Im Wesentlichen handelt es sich aber um drei große Bereiche:

• Simple Prozessautomatisierung

Bei der simplen Prozessautomatisierung handelt es sich im Prozesse, die einen etablierten Ablauf haben und somit relativ einfach zu Automatisieren sind. Ein Beispiel hierfür wäre das automatische Versenden einer E-Mail an Kund:innen zu bestimmten Zeitpunkten.

• Regelbasierte Prozessautomatisierung

Hierbei werden Prozesse betrachtet, die von verschiedenen Variablen und Entscheidungen abhängig sind und keine festen Strukturen besitzen. Dies kommt z.B. bei der Bearbeitung von Anträgen zum Einsatz, wo jedes Mal andere Bedingungen herrschen.

• Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Bei der IPA wird auf künstliche Intelligenz (KI) zurückgegriffen, welche mittels maschinellen Lernens oder natürlicher Sprachverarbeitung eingesetzt wird, um die Prozesse in einem Unternehmen effizienter und effektiver zu gestalten. IPA erkennt dabei selbstständig das Optimierungspotenzial eines bestimmten Prozesses und bietet Möglichkeiten an, diese durchzuführen.

Beispiele für Prozessautomatisierung

Hier wollen wir zwei Beispiele nennen, hinter denen im Endeffekt nichts anderes als eine Prozessautomatisierung steht.

• Automatisierte Auftragsabwicklung

Kund:innen geben bei Ihrem Unternehmen eine Bestellung auf. Diese wird automatisch ans Lager weitergeleitet, wo die Artikel der Bestellung gesammelt werden, und für den Versand vorbereitet werden.

• Dieser Prozess kann komplett ohne menschliche Interaktion ablaufen, was bedeutet, dass Aufträge schneller, effizienter und fehlerfreier ausgeführt werden.
•  
• Automatisierter Kundenservice

Das kann in Form von Chatbots o.Ä. in Ihr Unternehmen eingebunden sein und hilft dabei, eine gewisse Bandbreite an Fragen und Problemen von Kunden automatisch zu beantworten. Dadurch bleiben mehr Kapazitäten für die wichtigen Probleme von Kund:innen frei, die nicht in einem Satz geklärt werden können.