Added on 27 März 2023
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind Unternehmen dazu verpflichtet, ein Arbeitszeiterfassungssystem zu nutzen. Für viele Unternehmen stellt sich nun die Frage, wie sie diese Regelung umsetzen und wie ein solches System in die Softwarestruktur ihres Unternehmens integriert werden kann.
In diesem Artikel geben wir einen Einblick in die Integration eines Zeiterfassungstools am Beispiel Clockin in die Softwarelandschaft eines Unternehmens, damit sie keine zusätzlichen Aufwendungen durch im Unternehmen haben.
Die Vorteile von Zeiterfassungstools für Unternehmen
Die Nutzung von Zeiterfassungstools wird zwar verpflichtend und die Unternehmen befürchten viel Aufwand mit der Integration von Zeiterfassungstools in ihre Systemlandschaft. Dennoch gibt es auch viele Vorteile, die diese Systeme mit sich bringen:
- Verbesserte Mitarbeiter:innenproduktivität:
Dank der Vermeidung von Ablenkungen durch die manuelle Aufzeichnung der Arbeitszeiten sind Mitarbeiter:innen produktiver bzw. können sich auf wichtigere Dinge fokussieren. Denn die automatisierte Zeitmessung reduziert Arbeitsunterbrechungen und -verzögerungen.
- Steigerung der Transparenz:
Durch die digitale Nachverfolgung von Arbeitszeit wird die Transparenz verbessert. So werden Missverständnisse und Konflikte vermieden, denn die Dokumentation der Arbeitszeiten ist klar und eindeutig.
- Einfache Integration in bestehende Softwarelandschaften:
Zeiterfassungstools können nahtlos in bestehende Software-Systeme integriert werden, denn durch die Verwendung von offenen APIs und Standards werden Kompatibilitätsprobleme vermieden. Dank der Verwendung von Plattformunabhängigkeit und Datenvalidierung wird eine vereinfachte Datenmigration gewährleistet.
So bringt die Integration von Zeiterfassungssystemen auch Vorteile für die Unternehmen und ihre Mitarbeiter:innen.
Herausforderungen bei der Integration von Zeiterfassungstools für Unternehmen
Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen, aber auch für diese gibt es Lösungen:
- Zusätzliche Aufwände
Irgendwie müssen die Daten von einem System ins andere kommen.
Viele Unternehmen haben generell Probleme dabei, neue Software-Systeme in die bereits vorhandene IT-Landschaft zu integrieren. Die Lösung liegt in der Nutzung von offenen APIs und Standards, um die Konnektivität und Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Diese Technologie verwendet maesn auch für ihre Integrationsplattform, um Systeme zu verbinden und eine homogene IT-Landschaft in Unternehmen zu ermöglichen.
- Datenschutz und Sicherheit
- Durch die Nutzung von digitalen Zeiterfassungstools befürchten einige Unternehmen Probleme bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit der Arbeitszeitdaten. Um dies zu beheben, sollten verschlüsselte Verbindungen verwendet werden und die Speicherung der Daten sollte in sicheren Cloud-Systemen, wie maesn es eines ist, oder auf lokalen Servern erfolgen.
- Kosten
Neue Systeme zu implementieren, erweckt in vielen Unternehmen die Sorge vor hohen Kosten und auch bei der Integration von Zeiterfassungstools befürchten Unternehmen eine hohe Investition. Deshalb sollte im Voraus sorgfältig geplant und budgetiert werden, aber auch berücksichtigt werden, dass durch ein Zeiterfassungstool viel Zeit gespart werden kann. So kann es je nach Fall sein, dass durch die Integration eines solchen Tools viel Arbeitszeit und somit Kosten gespart werden können.
Und so wird deutlich, dass die Herausforderungen auf den ersten Blick zwar groß erscheinen, aber mit der richtigen Software sehr schnell zunichtewerden. So bietet maesn eine Lösung zur Implementierung von Software-Systemen in bereits bestehende IT-Landschaften, wodurch viele Herausforderungen gar nicht erst auftreten.
Die Integration von Zeiterfassungstools in die bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens
Die Integration von Zeiterfassungstools in eine bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die vorhandenen Systeme nicht über entsprechende Schnittstellen oder APIs verfügen. Dies hat in der Regel manuelle Tätigkeiten und Mehrfachanlagen von Kunden-, Mitarbeiter- oder Auftragsdaten zur Folge.
Für diesen Fall können Integrationsplattformen dabei helfen, ein Zeiterfassungstool in eine bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens zu integrieren. Eine Integrationsplattform ist eine Software, die es ermöglicht, verschiedene Anwendungen und Systeme miteinander zu verbinden und Daten zwischen ihnen auszutauschen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre verschiedenen Systeme nahtlos miteinander verknüpfen und automatisierte Workflows erstellen.
Eine Integrationsplattform kann diese Herausforderung lösen, indem sie als Vermittler zwischen den Systemen fungiert und den Datenaustausch zwischen ihnen ermöglicht. Durch Standardkonnektoren zu den jeweiligen Systemen ist eine Integration mit den gewünschten Workflows dabei regelbasiert umsetzbar. Die Konnektoren können das Mapping von Datenfeldern zwischen den verschiedenen Systemen erleichtern und die Integration insgesamt beschleunigen.
Darüber hinaus kann eine Integrationsplattform auch dazu beitragen, die Sicherheit bei der Integration von Zeiterfassungstools zu erhöhen, da sie über Funktionen zur Datenverschlüsselung und Zugriffskontrolle verfügen kann. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass die übertragenen Daten sicher sind und nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.
Insgesamt kann die Nutzung einer Integrationsplattform dazu beitragen, die Integration von Zeiterfassungstools in eine bestehende Softwarelandschaft zu erleichtern, die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern und die Datensicherheit zu erhöhen.
Beispiel für eine Integration eines Zeiterfassungstools in eine bestehende Softwarelandschaft in einem Unternehmen
Um einen solchen Prozess anschaulicher zu erläutern, erklären wir die Integration eines Zeiterfassungstools in eine bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens anhand eines Praxisbeispiels. Hierbei wurde das Zeiterfassungstool ClockIn mit dem ERP-System Microtech verknüpft.
Der Kunde stand vor der Herausforderung, dass Auftragsdaten aus dem ERP-System ins Zeiterfassungstool manuell in. Dies führte zu unnötiger, repetitiver Arbeit, denn dieser Arbeitsschritt musste regelmäßig händisch von Mitarbeiter:innen durchgeführt werden.
Die Umsetzung war dabei zügig realisiert. Zunächst wurde der Workflow definiert, dass bei jedem neuen Auftrag im ERP-System ein entsprechender Zwilling im Zeiterfassungssystem angelegt werden soll. Nach der Auswahl der relevanten zu übertragenenden Daten und der Eingabe von Login und Passwort der Systeme, waren alle Grundlagen geschaffen.
Auf diese Weise wurden die beiden Systeme verknüpft, sodass die gesamten Daten problemlos vom einen in das andere System übertragen werden konnten. Durch den Einsatz von maesn konnte somit mit geringstem Aufwand eine Automatisierung integriert werden, die täglich Zeit spart und die Fehlerquote dramatisch reduziert hat.